Mon Agenda

Le module i-Agenda est disponible uniquement en connexion Collaborateur et permet à celui-ci d'accéder à son planning sous la forme d'agenda.

Par défaut, l'agenda s'ouvre à la date du jour de manière à pouvoir visualiser directement les rendez-vous et réunions du jour en cours.

L'affichage du planning au jour permet une visualisation rapide et clair des évènements de la journée, heure par heure.

Par cet écran, vous avez la possibilité de naviguer d'un jour à l'autre, de sélectionner une date par le biais du calendrier et de modifier le mode d'affichage de l'agenda.

En haut à droite de l'écran, des boutons permettent de gérer l'affichage du planning selon plusieurs modes :

Cliquez sur le mode souhaité pour changer l'affichage. Le mode sélectionné apparaît en surbrillance grise.

Affichage en mode Semaine

Cet affichage permet de visualiser les évènements de la semaine.

Affichage en mode Mois

Cet affichage permet une visualisation des évènements sur le mois en cours.

Options avancées

Par le biais de ces boutons, vous pouvez modifier la période à visualiser :

• En un clic, revenez au planning du jour, de la semaine ou du mois en cours.
• Permet de visualiser les évènements du jour, de la semaine ou du mois précédent.
• Permet de visualiser les évènements du jour, de la semaine ou du mois suivant.
• Sélectionnez le jour ou la période à visualiser à l'aide du calendrier interactif.

Les détails des tâches apparaît en interactif au survol de la souris.

Créer une tâche

Pour créer une nouvelle tâche dans le planning, cliquer sur le bouton en bas à droite de votre écran ou double-cliquer sur une demi-journée.

Précisez l'objet de la tâche, qui apparaîtra dans le planning. Indiquer le lieu de la tâche avec les options proposées ou en le saisissant directement si celui-ci n'existe pas. Les lieux saisis sont conservés puis proposés à la sélection pour les prochaines création de tâches. Un Dossier présent dans Dia Client peut être associé à chaque tâche.

Rendez-vous

Dans l'onglet Rendez-vous, la date et l'heure de Début et de Fin de la tâche sont proposés par défaut en fonction de la position du curseur dans l'agenda. Vous pouvez au besoin les modifier à l'aide du calendrier interactif . En mode Personnaliser, il est possible de spécifier des heures . En mode Journée entière, seules les dates de début et fin sont indiquées.

Si vous souhaitez déclencher une alarme pour cette tâche, activer la coche Rappel. La saisie d'une date et heure de rappel devient alors active et peut être saisie.

À l'aide du menu déroulant, préciser le type de Tâche parmi la liste proposée, puis la Catégorie. La catégorie peut être paramétrée dans Dia Client de sorte à renseigner automatiquement le champ Objet.

S'il ne s'agit pas d'un évènement professionnel, cochez l'option Tâche privée. Ainsi, vous serez le seul à pouvoir consulter le contenu de votre tâche, invisible pour les autres collaborateurs.

Participants

Par défaut, le collaborateur en cours est systématiquement inclut parmi les participants. Cliquer sur + pour afficher la fenêtre de Sélection des collaborateurs.

Dans la zone Correspondants, il est aussi possible d'ajouter des contacts du Dossier sélectionné. Ces contacts sont proposés en fonction des informations renseignées dans le module Correspondants sur Dia Client.

Les coches Confirmé et Confirmé peuvent être cochées afin d'obtenir un suivi des participants. La coche Alarme permet d'activer l'alarme configurée dans l'onglet Rendez-vous. Les informations de l'événements peuvent être envoyé aux participants sélectionnés par mail via l'icône .

Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder la tâche. Celui-ci s'inscrit automatiquement dans l'agenda.

Périodicité

L'onglet Périodicité permet de répéter automatiquement une tâche.

Activer la périodicité puis choisir la fréquence voulue : Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle. La plage de périodicité permet limiter la répitition un certain nombre de fois ou jusqu'à une date précise.

Temps

Cetaines Catégories de tâches générent des Temps. Les Temps correspondent à des missions effectuées auprès des clients. L'onglet Temps devient actif après qu'une Catégorie concernée soit sélectionnée. L'onglet Période est désactivé, les missions étant considérées comme des événements ponctuels.

Exemple - Catégorie Tenue des Immobilisations :

L'Exercice doit obligatoirement être défini pour pouvoir sauvegarder la tâche. La Durée est automatiquement alimentée en fonction des informations renseignées dans l'onglet Rendez-vous et il est aussi possible de définir une Quantité. Les Missions et Prestations proposées dans les listes déroulantes sont repris de Dia Client.

Attention ! Si un temps a été validé ou facturé, la tâche n'est plus modifiable.

Dans la cas présent, la mission et la prestation ont automatiquement été renseignées en fonction du paramétrage effectuées sur Dia Client depuis le menu Administation - Planning.

Pour en savoir plus :