Présentation d'i-Ged

 

i-Ged est un module permettant aux clients de consulter, d'enregistrer ou d'imprimer, de façon sécurisée, les divers documents et/ou fichiers archivés par le cabinet.

Les documents archivés sont mis à disposition des clients soit à l'initiative du cabinet, soit suite au traitement des documents transmis par le client via i-Dépôt et stockés dans i-Ged comme pièces justificatives liées au dossier.

Dès la production ou le classement d'un document diffusable dans i-Ged, le client est automatiquement averti par mail.

 

Après avoir cliqué sur la fonction i-Ged, la liste des documents archivés apparaît :

> Seuls les documents ayant un critère de diffusabilité sont accessibles.

> A gauche figure l'arborescence du plan de classement Ged composée de répertoires et sous-répertoires. Pour développer/replier un répertoire cliquez sur l'icône qui précède l'intitulé du répertoire.

> Cliquez sur l'un des répertoires de l'arborescence pour faire apparaître la liste des documents classés dans le répertoire sélectionné.

> Pour consulter le contenu d'un document, faites un double-clic sur celui-ci.

 

En cliquant sur le bouton , un volet supplémentaire s'ouvre permettant de visualiser le document :

 

 

Le bouton Documents récents permet une visualisation des documents récemment mis dans i-Ged.

> Les documents classés le jour en cours apparaissent en tête de la liste, suivi des documents classés sur N-1, puis sur N-2, ...

> Au bas de l'écran, si la liste des documents s'étend sur plusieurs pages, des flèches de navigation permettent de consulter la liste des documents des pages suivantes.

 

Présentation de l'arborescence

> Le nombre total de documents présents dans la i-Ged est indiqué dans l'entête de l'arborescence.

> Un clic sur le lien Tout replier/Tout déplier permet de gérer l'affichage de l'ensemble des sous-répertoires.

> L'option Exercice propose un menu déroulant permettant une visusalisation uniquement des documents pour la période sélectionnée. Par défaut, l'intégralité des documents Tous exercices confondus apparaît à l'écran.

> Par défaut, tous les documents archivés apparaissent dans la liste. Le filtre Tous comporte un menu déroulant permettant de ne faire apparaître que les documents compris dans l'exercice sélectionné.

> Le bouton permet de déplier/replier tout le plan de classement en un clic.

> Les intitulés des répertoires sont suivis d'un nombre entre parenthèses, indiquant le nombre de documents qu'ils contiennent.

 

 

Présentation de la liste des documents

> Le plan de classement est indiqué au-dessus de la liste. Celui-ci se met à jour dès lors qu'un nouveau répertoire de l'arborescence est ouvert.

> Selon le répertoire sélectionné, une mention indique au bas de l'écran le nombre de documents contenu dans le répertoire.

> L'ordre de classement des documents peut être modifié. En cliquant sur l'entête des colonnes, ceux-ci peuvent être classés en fonction du Nom de document, du Type, de la Date, de l'Exercice ou de la Taille.

> Au passage de la souris sur l'intitulé d'un document, des options apparaissent en interactif permettant de visualiser le document ou de le télécharger.

> La zone Recherche permet de retrouver un document suivant les mots du titre ou les mots contenus dans le document.

Après avoir fait Entrée ou Tabulation, l'arborescence se met à jour et ne fait apparaître que les répertoires et documents contenant les mots demandés.