Affectation prélèvements clients

Le logiciel propose une application permettant d'effectuer des règlements clients avec la possibilité d'utiliser le prélèvement comme mode de règlement.

Cette fonction permet d'associer un règlement à chaque facture non lettrée du compte client. Avant d'utiliser cette fonction, il faut que :

  • les données bancaires soient renseignées au niveau du dossier (onglet Banque).
  • le compte fréquent à 0 soit renseigné dans le journal de trésorerie.
  • les Tiers clients et leur banque soient obligatoirement saisis (fonction Tiers... du menu Saisie) et que le mode de règlement sélectionné soit le prélèvement. Si un compte client n'est pas paramétré de cette façon, il ne sera jamais appelé en règlement automatique.

    • ATTENTION : Les utilisateurs du logiciel Dia Client ne doivent pas tenir compte de ce dernier point.

Les Cabinets qui gèrent les règlements pour les dossiers de leurs clients, doivent veiller à ce que les éléments suivants soient également renseignés :

  • - cocher l'option Utiliser la liste des dossiers pour générer les relances et les règlements clients, de la zone Relances et règlements clients dans les Paramètres comptables du dossier. Ainsi la liste de vos dossiers plutôt que les comptes de tiers, pour effectuer vos relances et prélèvements clients.
  • - saisir au niveau de l'onglet Divers de la Fiche dossier, dans chaque dossier client que vous gérez le numéro de compte utilisé pour les factures de vente dans le dossier propre à votre cabinet.
  • - renseigner le Code émetteur de la banque pour le dossier cabinet, dans le cas où vous devez effectuer des prélèvements clients.

Pour accéder à cette fonction, aller dans le menu Gestion - Affectation prélèvements clients... Le message suivant apparaît si aucun Tiers n'est renseigné :

Cliquer sur OK pour sortir du message, afin de permettre la saisie des comptes Clients dans les Tiers.

Si les Tiers sont déjà renseignés, la fenêtre suivante apparait :

Pour obtenir la liste des règlements clients à une date donnée, cocher la case Choix de la date puis renseigner la date des règlements à gérer. Seules les factures enregistrées dans cet intervalle de dates seront reprises, ainsi que les factures pour lesquelles un échéancier a été saisi. Dans ce cas, les écritures dont la date d'échéance se situe en dehors de la période demandée dans le Choix de la date n'apparaissent pas.

En cochant Affectation des prélèvements (les banques et le mode de règlement par défaut seront affectés automatiquement) toutes les écritures qui ont un mode de règlement de type Aucun, Prélèvement ou LCR se verront attribuer la banque et le mode de règlement paramétrés par défaut dans la fiche Tiers.

Dans la partie Regroupements l'affichage des comptes peut être géré en fonction de la fourchette de codes de regroupement déterminée par les champs Début et Fin.

Pour obtenir la liste de tous les prélèvements clients sans tenir compte de la date de facture, ne rien cocher puis cliquer sur le bouton OK pour valider.

Attention : Le programme effectue un contrôle automatique des comptes clients, pour les coordonnées bancaires mal/ou non renseignées. Il est possible d'imprimer la liste des erreurs constatées en cliquant sur le bouton Imprimer, puis en cliquant sur Continuer d'accéder à la fenêtre de gestion des règlements. Les comptes faisant l'objet d'erreurs ne seront pas repris dans la gestion des règlements clients.

Si plusieurs comptes clients font parti d'un même compte de Tiers, celui-ci ne sera pas repris. S'assurer d'avoir correctement renseigné les différentes informations bancaires au niveau des banques du dossier et des tiers. Le contrôle est bloquant dans le cas où les coordonnées bancaires du dossier ou du tiers par exemple sont incomplètes. Pour quitter cette fenêtre, cliquer sur le bouton Fermer pour ressortir de la gestion des prélèvements clients et procéder aux corrections des erreurs relevées par le contrôle. Lorsque des erreurs ne sont pas bloquantes un bouton Continuer est disponible et permet d'obtenir la fenêtre des affectations de règlements clients. Attention, un compte Tiers qui n'a pas de banque par défaut ne peut être repris dans la gestion des prélèvements clients.

Gestion des prélèvements clients

Lorsque cette fenêtre s'ouvre, deux cas de figure peuvent se présenter :

  1. Affectation automatique des prélèvements

    Dans l'écran d'affectation, l'option Choix de la période est activée, des dates ont été renseignées et la case Affectation des prélèvements a été cochée.

    => La fenêtre qui apparaît liste tous les clients ayant des factures enregistrées pour la période indiquée. Celles-ci sont automatiquement affectées au mode de règlement "Prélèvement".

    Il ne reste plus qu'à procéder aux éventuelles modifications d'affectations en entrant dans le détail des comptes clients, via un double-clic ou le bouton Détail client. Pour plus d'informations sur la procédure d'affectation manuelle des écritures, référez-vous au chapitre Affectation des règlements.

  2. Aucune affectation des écritures

    Lors de la première ouverture de la fonction, l'option Affectation des prélèvements n'a pas été activée.

    => Par conséquent, aucun règlement n'a été affecté à un fournisseur et aucun compte fournisseur ne figure dans la fenêtre qui apparaît.

    La fenêtre ci-dessus permet une gestion centralisée des prélèvements uniquement pour les clients concernés. Toutes les opérations de traitement des prélèvements peuvent s'effectuer exclusivement depuis cette fenêtre, réduisant ainsi l'intervention du collaborateur au niveau des détails des comptes.

Les lignes de comptes clients listées dans cette fenêtre peuvent faire l'objet d'une multisélection en maintenant la touche Ctrl appuyée et en cliquant avec la souris sur les lignes pour qu'elle apparaissent en surbrillance. Le nombre de clients sélectionnés est indiqué au bas de la fenêtre dans la mention Montant prélevé pour ... client (s) pour le total des Montants calculés ainsi que le montant total de la Sélection.

Pour constituer une liste de comptes clients à prélever deux solutions sont proposées :

  • Affecter directement les écritures en cliquant sur le bouton Détail client... Ce qui ouvre le détail du premier compte client de la liste trouvée par le programme. Il est possible de naviguer d'un compte à l'autre à l'aide des flèches de navigation ou du bouton Chercher.
  • Retrouver les comptes en les sélectionnant à l'aide de la zone de recherche Appel client. La saisie des premiers caractères de l'intitulé du compte recherché permet d'accéder à la liste de tous les comptes de Tiers. Le champ de recherche dispose d'une saisie intuitive, qui se met automatiquement à jour au fil de la saisie.

    Saisir les caractères C+ dans le champ Appel client permet de figer la liste client directement dans la fenêtre de prélèvement. Une barre de défilement permet le déplacement de la liste des comptes selon le besoin.

Une fois le compte sélectionné, celui-ci apparaît dans la zone de recherche Appel client. Si le montant à prélever est différent du montant repris par défaut, le saisir directement dans la colonne Montant forcé.

La fenêtre principale de gestion des prélèvements dispose d'un certain nombre d'options supplémentaires, disponibles via le clic droit de la souris, qui permettent d'agir sur la tenue des comptes :

  • Détail affectation client : Comme pour le double-clic sur une ligne de compte client ou l'utilisation du bouton Détail client, cette fonction ouvre directement la fenêtre Détail affectation client. Le collaborateur peut ainsi individualiser les affectations pour chaque ligne d'écriture.

  • Montant forcé : Permet d'accéder à la fenêtre de saisie Montant forcé ci-dessous.

    Un bouton de sélection, associé au champ Montant forcé, permet également d'accéder à la gestion des échéanciers.

    Cette fenêtre est aussi accessible depuis la colonne Montant forcé de la fenêtre de gestion des Prélèvements clients, en effectuant un double-clic faisant apparaître le bouton de sélection :

    Lors de l'affectation des prélèvements, le programme tient compte de l'ensemble des échéances non prélévées à la date de génération.

    Dans la fenêtre principale des prélèvements clients, un code couleur permet de distinguer les montants forcés pour lesquels des échéances ont été saisies, des montants forcés n'ayant pas d'échéances.

  • Ne pas prélever les clients sélectionnés : Il peut arriver que certains comptes clients ne doivent pas faire l'objet d'un prélèvement, et dans ce cas en effectuant un clic droit sur le client concerné - option Ne pas prélever les clients sélectionnés, cela supprime les affectations de toutes les lignes contenues dans le(s) compte(s) sélectionné(s). L'affectation à la Banque dossier du tiers disparaît ainsi.
  • Les options Tiers et Grand livre : Ces options permettent d'accéder directement à la visualisation des écritures dans ces fonctions, tout en évitant de ressortir de l'affectation des prélèvements clients.

Au bas de la fenêtre, des fonctions sont disponibles pour faciliter la gestion :

  • Le bouton Répartition permet de consulter la répartition des sommes entre les différentes banques du dossier, le montant Total à payer et la somme restant à affecter.

    Le champ Total à payer indique le montant de tous les règlements clients à générer. Le champ Reste à affecter indique le montant global des règlements qui n'ont pas encore fait l'objet d'une affectation.

  • La zone d'information Montant prélevé... pour ... indique le nombre de clients à prélever ainsi que le montant total pour tous les clients de la liste.
  • Le bouton Traitement propose plusieurs options de traitements : Changer l'affectation de la banque dossier pour les lignes sélectionnées, Changer l'affectation de la banque dossier pour TOUTES les lignes, Retirer toutes les affectations de TOUS les clients, Dévalider tous les clients et Edition des comptes sans tiers.

    Ne pas prélever les clients sélectionnés

    Pour effectuer cette manipulation sur un ensemble de clients, cliquer sur une des lignes concernée pour le mettre en surbrillance. Ensuite maintenir la touche Ctrl du clavier, puis cliquer sur les différentes lignes à sélectionner. Un point noir apparaît devant chacune d'elle, indiquant leur sélection.

    En cliquant sur l'option Ne pas régler les clients sélectionnés, les affectations des modes de règlements et des banques dossier sont supprimées. Les prélèvements du clients ne seront donc pas effectués.

    Changer l'affectation de la banque dossier pour les lignes sélectionnées

    Pour modifier l'affectation de la banque dossier des lignes sélectionnées, cliquer sur une des lignes concernée pour le mettre en surbrillance. Ensuite maintenir la touche Ctrl du clavier, puis cliquez sur les différentes lignes à sélectionner. Un point noir apparaît devant chacune d'elle, indiquant leur sélection.

    Cliquer ensuite sur le bouton Traitement, puis sélectionner l'option Changer l'affectation de la banque dossier pour les lignes sélectionnées. Une liste des banques créées dans la Fiche dossier apparaît afin de pouvoir sélectionner une nouvelle banque. Une fois la banque sélectionnée, celle-ci est appliquée à tous les comptes pris dans la sélection. Le changement d'affectation est également proposé aux montants forcés enregistrés.

    Changer l'affectation de la banque dossier pour TOUTES les lignes

    En cliquant sur cette option, il est possible de modifier la banque affectée au dossier pour tous les clients sans avoir besoin de procéder à une sélection préalable. Après avoir cliqué sur cette option, une liste de toutes les banques enregistrées pour le dossier est proposée. Une fois la sélection effectuée, celle-ci est appliquée à tous les comptes de la liste.

    Retirer toutes les affectations de TOUS les clients

    Dans le cas où la réinitialisation du travail précédemment réalisé est nécessaire, cliquer sur l'option Retirer toutes les affectations de TOUS les clients pour que soient supprimées les affectations des lignes pour la totalité des comptes clients gérés. Après avoir sélectionné cette option, un message d'avertissement apparaît :

    En cliquant sur Oui, tous les comptes clients disparaissent de la fenêtre principale de gestion.

    Dévalider TOUS les clients

    L'option Dévalider tous les clients s'utilise une fois que la génération des prélèvements a été effectuée, pour supprimer la validation des prélèvements sur toutes les écritures de tous les comptes clients en un seul clic.

    Attention : ne dévalide que les écritures non lettrées sur l'exercice.

    Edition des comptes sans tiers

    L'option Edition compte sans tiers permet d'obtenir une édition des comptes Clients pour lesquels les banques n'ont pas été affectées, ainsi que les comptes qui n'ont pas été enregistrés en tant que Tiers :

    Apparait ainsi la liste des comptes clients qui peuvent être repris dans la liste des prélèvements clients et qui peuvent être paramétrés.

    Par cet écran, la liste peut être éditée en accédant aux fonctions habituelles d'impression. Il est également possible, soit de Copier l'édition dans le presse-papier, soit de Copier l'image de la page en cours pour effectuer ensuite des sauvegardes.

  • Le bouton Génération : Une fois l'affectation des règlements terminée, l'ensemble des écritures de trésorerie pourra être transféré en comptabilité. Pour plus d'informations sur la procédure de génération, référez-vous au chapitre Génération et transfert des règlements client.

Affectation des règlements

Dans certains cas, l'intervention du collaborateur sur les affectations des lignes peut s'avérer nécessaire. Pour accéder au détail des écritures d'un compte client, ouvrir la fenêtre d'affectation des règlements en double-cliquant sur le compte ou en cliquant sur le bouton Détail client... (option également disponible via un clic droit sur un compte client - option Détail affectation client) :

En gris apparaissent les écritures qui ont été affectées et qui pourront être validées lors de la prochaine génération. Les factures ayant un type de règlement "Aucun" ne pourront être générées. L'affectation des règlements est réalisée automatiquement pour les factures non payées à la date indiquée.

Par défaut, sont indiqués la banque du dossier, la banque et le mode de règlement du tiers. Ces données peuvent être modifiées si nécessaire en procédant de la façon suivante :

  1. Sélectionner la facture à modifier en double-cliquant dessus, le curseur doit se transformer en un point suivi du signe supérieur à (>). Pour effectuer une sélection de plusieurs factures, appuyez simultanément sur les touches Ctrl + Alt puis cliquez sur les lignes souhaitées.
  2. Réaliser les modifications nécessaires dans l'encadré Affectation : utiliser le bouton pour sélectionner une nouvelle Banque Dossier et/ou une nouvelle Banque Tiers - utilisez le menu déroulant pour choisir un autre mode de Règlement parmi la liste de proposée.

Une autre manipulation consiste à initialiser l'affectation à Aucun à l'aide d'un clic droit sur la ligne concernée, puis en sélectionnant l'option Retirer l'affectation de la ligne en cours. Il sera ensuite possible de modifier l'affectation à l'aide du menu déroulant pour le choix du mode de règlement.

Le bouton Appliquer à tous permet d'affecter le même type de règlement à l'ensemble des lignes.

Un certain nombre d'options de traitement sont disponibles dans le clic droit de la souris :

  • En plus de l'option Retirer l'affectation de la ligne en cours expliquée précédemment, le paramétrage préalablement défini à l'aide de l'option Affecter la ligne en cours peut être appliqué à une écriture pour retirer l'affection sur la ligne sélectionnée.
  • L'option Dévalider la ligne en cours s'utilise dès lors que les règlements ont été générés. Une coche verte apparaît dans la colonne V pour les lignes d'écritures générées. Celles-ci ne pouvant faire l'objet de modifications, vous devez dévalider la génération de l'écriture à l'aide de cette option pour qu'elle soit accessible en modification.
  • Il est également possible de gérer les échéances de la facture sélectionnée avec l'utilisation de l'option Echéancier. La fenêtre suivante apparaît alors :

    Au-dessus du tableau apparaît la date de la facture ainsi que le montant. Pour saisir les échéances, cliquer sur la ligne correspondante dans le tableau puis renseigner la Date échéance ainsi que le Montant de l'échéance. Valider la ligne avec la touche Tabulation ce qui active une autre ligne de saisie jusqu'à ce que le montant total de la facture soit réparti. Pour connaître le montant restant à répartir, référez-vous au montant indiqué dans le champ Reste. Pour valider l'échéancier, le Reste doit soit être égal au montant de la facture (dans ce cas il n'y a pas d'échéancier) soit être égal à 0 pour un échéancier saisie entièrement. Ce qui rend le bouton Valider actif. Vous pouvez également procéder à la suppression d'une ligne en la sélectionnant, puis en cliquant sur le bouton Suppr. lgn. Un message à confirmer apparaît afin de lancer la suppression.

    Cas particulier : affectation des règlements avec gestion des échéances

    Il est possible de régler une partie des échéances, sans que le règlement des échéances restantes ne soit généré.

    Par exemple : Pour une écriture saisie au 05/06/2023 avec la somme de 6 000 €, des échéances ont été enregistrées de la façon suivante :

    - 05/06/2023 pour un règlement de 3 000 €
    - 17/08/2023 pour un règlement de 2 000 €
    - 28/10/2023 pour un règlement de 1 000 €

    Dans le cas où seules les deux premières échéances doivent être réglées, dans la fenêtre Affectation des règlements client, cocher l'option Choix de la date pour activer le champ Liste des règlements jusqu'au et mettre la date du 17/08/2023 (date de la deuxième échéance à régler), afin que la deuxième échéance soit prise en compte par l'affectation des règlements.

    Puis cocher l'option Affectation des règlements clients, pour affecter automatiquement à toutes les factures la banque de tiers et le type de règlement par défaut.

    L'échéance du 28/10/2023 n'apparaît pas dans la liste et ne fait pas partie de l'affectation. Le règlement de celle-ci ne sera pas généré. Elle peut cependant être visualisée en modification d'échéance (clic droit - option Echéancier).
  • L'option Dévalider toutes les lignes du client en cours permet de modifier les affectations de toutes les écritures uniquement pour le client en cours.

Pour supprimer un règlement concernant une facture :

  1. Sélectionner la facture.
  2. Choisir dans le menu déroulant Règlement la mention Aucun.
  3. Cliquer sur le bouton Appliquer.

Toutes les données qui s'affichent dans les encadrés Renseignements clients, Références bancaires par défaut et Affectation proviennent de la fiche Tiers. Ce sont les références de la banque désignée comme la banque par défaut. Si ces informations n'apparaissent pas, il peut y avoir deux raisons. Soit la banque n'a pas été désignée comme étant par défaut, soit aucune banque n'a été saisie. Pour y remédier, aller dans la fiche Tiers (menu Fichier - Tiers...).

Au bas de la fenêtre, le bouton Montant forcé permet la saisie d'un montant de prélèvement, pour le client en cours, indépendamment des factures saisies. En cliquant sur ce bouton une fenêtre de saisie apparaît.

Dans cette fenêtre, renseigner le Montant forcé, le mode de Règlement, la banque du dossier et la banque du tiers. Après validation, ce montant apparaît au bas de la fenêtre des affectations et sera conservé jusqu'à ce que la génération des prélèvements soit effectuée.

L'option Afficher les écritures validées permet de visualiser les écritures ayant déjà été transférées. Ces écritures apparaissent avec une coche verte dans la colonne V.

Dès lors qu'un règlement est affecté au type Acompte, celui-ci n'apparaît plus dans la liste. Cocher l'option Afficher tous les types de règlement afin de pouvoir obtenir la liste complète des affectations en cours, notamment des règlements de type Acompte qui ne sont pas pris en compte dans les règlements à générer.

L'option Eviter les tiers sans écritures permet d'appliquer un filtre sur le tableau de gestion des prélèvements clients. Les tiers n'ayant pas d'écritures ne seront pas proposés.

Le bouton permet de visualiser tous les comptes clients gérés et de sélectionner un autre compte client. Utilisez les flèches de navigation pour visualiser et intervenir sur les autres comptes clients. En sélectionnant la case Eviter les tiers sans écritures, les comptes clients ne contenant pas d'écriture ne seront plus proposés.

Le bouton permet de visualiser la répartition des sommes entre les différentes banques du dossier, le montant Total à payer et la somme restant à affecter.

Le champ Total à payer indique le montant de tous les règlements clients à générer. Le champ Reste à affecter indique le montant global des règlements qui n'ont pas encore fait l'objet d'une affectation.

Après visualisation de la répartition par banque, cliquer sur le bouton Fermer pour revenir à la fenêtre de gestion des affectations.

Le bouton permet d'accéder à la visualisation du Grand Livre du compte sélectionné.

Cet écran permet d'accéder aux fonctions de gestion des écritures disponibles, telles que la visualisation d'une écriture, le transfert de notes, la visualisation de notes et l'édition du Grand Livre.

Le bouton permet d'accéder à la fenêtre de gestion des comptes de Tiers afin de pouvoir modifier au besoin les coordonnées. Ce bouton n'est disponible que si la case Utiliser la liste des dossiers pour générer les relances et les règlements clients n'est pas cochée.

Tous les comptes de Tiers fournisseurs sont également accessibles depuis cet écran.

Génération et transfert des règlements clients

Une fois les règlements affectés, l'ensemble des écritures de trésorerie peut être transféré en comptabilité. Pour ce faire, cliquer sur le bouton Génération :

Le champ Banque dossier contient le nom de la banque par défaut du dossier. En cliquant sur le bouton , une autre banque peut être choisie pour le règlement d'une ou plusieurs factures.

Préciser dans le menu déroulant le mode de règlement utilisé pour les factures concernées, c'est-à-dire Prélèvements.

Chemin du fichier de prélèvement : Sélectionner le chemin de création du fichier de prélèvement client. Le bouton de recherche situé en fin de zone peut être utilisé pour sélectionner le disque ou le répertoire dans lequel sera créé le fichier. Par défaut le programme attribue un nom de fichier composé des caractères "Pre" pour "prélèvement" suivi de la Date de génération au format AA/MM/JJ, de l'Heure de génération et enfin du Code du journal de Trésorerie utilisé. Les fichiers de prélèvements et de règlement par LCR magnétique sont générés à la norme SEPA et peuvent être transmis à la banque par E-mail en fichier joint.

Date de prélèvement : Par défaut, apparaît la date système de votre ordinateur au format JJ/MM/AAAA. Elle peut cependant être modifiée.

Mode de comptabilisation bancaire : Suivant le type de contrat convenu entre le client et sa banque, il est possible de procéder à deux modes de comptabilisation des transactions : par lot pour un ensemble de transactions avec le mode Global, ou par transaction avec le mode Unitaire.

Pour procéder au lettrage des écritures en même temps que la procédure de génération et de transfert, cocher la case Lettrage. Le programme va lettrer les écritures trouvées pour N et N+1.

Regrouper les prélèvements : cette option permet, si elle est activée, de rassembler tous les mouvements bancaires en une seule écriture comptable.

L'Edition du bordereau de transfert est proposée par défaut. À l'issue du transfert, un Bordereau d'accompagnement des remises de prélèvements sera proposé.

L'option Génération d'un fichier test n'est disponible que lorsque l'option Prélèvement au format SEPA est activée dans la fiche Banque du dossier. C'est option ne doit être sélectionnée que dans le cadre d'un envoi test, et n'est donc pas transmis à la banque.

Le champ Libellé de contrepartie permet de préciser le libellé qui apparaîtra sur le relevé bancaire du client et dans le fichier généré. Ce libellé est limité à 31 caractères et s'il est laissé à vide, le numéro de pièce et le libellé de la facture seront repris par défaut. Pour aider à personnaliser le libellé, un bouton permet d'insérer des champs dynamiques pour l'ajout de la Date, du Jour, du Mois, de l'Année, de la Pièce, de la Raison sociale du dossier et du Libellé compte client.

Le bouton Aperçu permet d'éditer le détail des montants qui seront prélevés en fonction du type de règlement.

Cliquer sur le bouton Transfert afin de lancer la génération du fichier de prélèvements.

Aucun règlement

Pour obtenir la liste de tous les règlements clients qui n'ont pas été affectés, sélectionner à l'aide du menu déroulant le mode de règlement Aucun, puis cliquer sur Aperçu :

Cette édition présente les écritures de règlements qui n'ont pas été affectées, triées par comptes clients, avec une présentation du montant Sous-total.

Règlement par prélèvement

Pour générer les règlements clients qui seront prélevés, sélectionner le mode règlement Prélèvement puis cliquer sur le bouton Aperçu :

Cette édition permet une visualisation du contenu du fichier qui sera remis à la banque pour les règlements par prélèvements.

Règlement par LCR magnétique

Pour générer les règlements clients par LCR magnétique, sélectionner le mode de règlement LCR magnétique, ce qui met à jour la fenêtre de Génération et Transfert clients :

Dans cette fenêtre, renseigner le type de Code entrée ainsi que le Code Dailly. Pour procéder au lettrage des écritures en même temps que la procédure de génération et de transfert, cocher la case Lettrage. Le programme va lettrer les écritures trouvées pour N et N+1. L'option Regrouper les LCR dans l'écriture comptable, permet pour chaque compte de Tiers de regrouper en une seule ligne tous les règlements. La désélectionner permet d'obtenir le détail des règlements par clients. Pour les clients en prélèvement LCR magnétique, l'Edition du bordereau de transfert est proposée par défaut.

Le champ Libellé de contrepartie permet de préciser le libellé qui apparaitra sur le relevé bancaire du client. Ce libellé est limité à 31 caractères et s'il est laissé à vide, le numéro de pièce et le libellé de la facture seront repris par défaut. Pour aider à personnaliser le libellé, un bouton permet d'insérer des champs dynamiques pour l'ajout de la Date, du Jour, du Mois, de l'Année, de la Pièce, de la Raison sociale du dossier et du Libellé compte client.

Les options renseignées, cliquer sur le bouton Transfert pour accéder à la fenêtre de Gestion des LCR suivantes :

Un tableau récapitulatif des montants à prélever par compte client apparaît. Les dates de Création et d'Echéance peuvent être modifiées manuellement. Dans la colonne Accept. est noté par défaut le chiffre 1 pour indiquer que l'opération est acceptée. En double-cliquant sur la ligne correspondante, un menu déroulant apparaît et permet de choisir parmi les propositions disponibles : 0 - Non acceptée, 1 - Acceptée et 2 - Billet à ordre.

Dans la colonne Réf. Tiré et Réf. Tireur, il est possible d'indiquer les références correspondantes. Ces champs peuvent être laissés à blanc, mais dans le cas d'une éventuelle saisie il faut respecter les conditions suivantes : à savoir, 10 caractères alphanumériques maximum, et éviter les espaces ainsi que les caractères spéciaux. Si la référence ne contient pas 10 caractères, celle-ci sera complétée par des 0 à partir de la gauche.

Ensuite, cliquer sur le bouton Continuer afin de procéder au transfert. Une visualisation du contenu du fichier qui sera transmis apparaît alors :

Cet écran permet d'imprimer, d'enregistrer au format PDF, d'envoyer par mail ou de copier - coller cette édition.

Transfert des prélèvements

Une fois le type de règlement sélectionné et les options de génération renseignées, cliquer sur le bouton Transfert. Les écritures de trésorerie (correspondant aux débits des comptes clients), vont également être générées et les fichiers de prélèvements à remettre à la banque vont également être générés.

Prélèvement

Une édition des prélèvements remis à la banque apparaît tout d'abord à l'écran. En cliquant sur l'icône , une édition provisoire des écritures générées dans le journal de trésorerie vous est présentée, à la date renseignée au niveau de la fenêtre de transfert (champ Date de prélèvement) :

Cet écran permet d'accéder aux fonctions habituelles d'impression. Il est également possible soit de Copier l'édition dans le presse-papier, soit de Copier l'image de la page en cours pour effectuer ensuite des sauvegardes.

En refermant la visualisation de l'édition provisoire, une fenêtre apparaît afin de procéder à la génération des écritures correspondantes :

En cliquant sur Oui, les écritures seront automatiquement générées dans la comptabilité, dans le journal de trésorerie rattaché aux coordonnées bancaires sur la fiche dossier. Une fois la génération terminée, le message suivant apparaît :

Cliquer sur le bouton OK pour refermer la fenêtre.

À l'issue de la procédure de transfert et de génération des écritures, la visualisation d'un Bordereau d'accompagnement apparaît. Cet écran permet de l'éditer et de le sauvegarder.

LCR magnétique

Dans le cas d'une LCR magnétique, un bordereau d'accompagnement est proposé :

Cette fenêtre permet d'accéder à la génération des écritures soit en refermant cet écran soit en cliquant sur le bouton . Une fenêtre de confirmation apparaît :

Cliquer sur Oui. Les écritures sont automatiquement générées dans la comptabilité, dans le journal de trésorerie rattaché aux coordonnées bancaires sur la fiche dossier. La génération est terminée lorsque apparaît le message suivant :

Cliquer sur le bouton OK.

À l'issue de la procédure de transfert et de génération des écritures, la visualisation d'un Bordereau d'accompagnement apparaît. Cet écran permet de l'éditer et de le sauvegarder.

Une fois que le transfert est effectué, une coche verte apparaît dans la colonne V en face de la facture réglée dans la fenêtre de détail du compte client Affectation client. Pour visualiser cette facture, cocher la case Afficher les écritures validées située en bas à droite.

Encaissement pour affectation TVA

À l'issue de la procédure, un écran apparaît dans le cas de comptes clients paramétrés en Encaissement (Paramétrage des comptes du plan comptable - menu Saisie) :

Ce module a pour objectif de faciliter la répartition des écritures de règlements, tout en reportant automatiquement ces informations directement dans le Cerfa 3310-CA3 au niveau du Cadre A - Montant des opérations réalisées.

Le bouton TVA sur encaissement comporte un menu déroulant qui propose d'affecter une répartition pour les Encaissement - Saisie TVA et l'Affectation TVA. L'option Client encaissement - saisie TVA permet la saisie de la répartition des règlements pour chaque compte client paramétré en TVA sur encaissement.

L'option Affectation TVA permet une affectation du montant de TVA de chaque client paramétré en TVA sur encaissement pour lesquels aucune affectation automatique du règlement n'a été effectuée.

En sélectionnant la fonction Encaissement - Saisie TVA, un écran apparaît afin de pouvoir répartir le montant de TVA et de préciser les lignes sur lesquels doivent être reportées les informations pour le compte client :

Dans cette fenêtre, indiquer le Code opération en le sélectionnant par le biais du menu déroulant qui apparaît en cliquant dans cette colonne, puis faire de même pour le Code TVA. Indiquer le montant TTC à reporter sur cette ligne, ce qui crée une nouvelle ligne avec le montant restant à répartir. Plusieurs lignes peuvent ainsi être ajoutées (ou supprimées) suivant la répartition à effectuer.

Cliquer ensuite sur le bouton Valider pour enregistrer la répartition.

Pour enregistrer le règlement, désigner l'écriture à régler en cliquant sur le bouton Ecriture. La fenêtre de sélection des écritures du compte client en cours apparaît :

Dans cette fenêtre apparaissent toutes les écritures trouvées dans le Grand Livre du compte client en cours susceptibles d'être réparties. Sélectionner l'écriture concernée par le règlement soit en cliquant sur l'écriture pour la sélectionner et en cliquant sur le bouton Sélectionner, soit en double-cliquant sur l'écriture.

Pour vous guider dans la mise en place de la Saisie de la TVA sur encaissement et la Sélection des factures de règlement, nous vous invitons à vous référer à la documentation détaillée que vous trouverez en cliquant sur ce lien >>>

Dévalider les règlements

Pour apporter des modifications au règlement d'une facture qui a été validée, faire un clic droit sur cette facture puis cliquer sur l'option Dévalider la ligne en cours ou Dévalider toutes les lignes du client en cours si l'opération concerne toutes les lignes du compte.

De la même manière, il est possible de dévalider toutes les factures de tous les clients avec l'option Dévalider TOUS les clients disponible avec le bouton Traitement qui apparaît au bas de la fenêtre principale de gestion des Prélèvements clients. Un message de confirmation à valider apparaît alors :

Après validation du message, un nouveau message d'avertissement apparaît :

La génération est alors initialisée et dans le détail des comptes clients les coches vertes qui apparaissaient devant les lignes d'écritures validées ont alors disparu.