Charges périodiques

Sommaire

Cet assistant permet de saisir et de gérer les charges dites périodiques, pour les montants des charges concernant N et se reportant sur N+1. Grâce à un module de saisie intégré, vous avez la possibilité de simplifier votre gestion des charges selon leur nature, en distinguant les charges à payer des charges constatées d'avance. À l'issue de la saisie, les écritures comptables sont alors générées automatiquement dans la comptabilité sur les comptes concernés.

Cet ORI est accessible depuis le cycle C - Achats/Fournisseurs, ainsi que le cycle D - Charges Externes de la Révision des comptes.

Avant toute chose, il faut impérativement renseigner au niveau des paramètres du dossier, sur l'onglet Révision, le code du journal dans lequel seront générées les écritures ainsi que la date de passage de ces écritures. Cliquer sur le bouton Paramètres situé en haut à gauche de la fenêtre de révision et apporter les renseignements nécessaires au niveau des Paramètres comptables du dossier.

C'est à cette date et dans ce journal que seront générées les écritures saisies.

Paramétrage de l'assistant

Avant de commencer la saisie des charges périodiques, renseigner au préalable les comptes pour le passage des écritures dans la comptabilité. Pour accéder au paramétrage livré par défaut, cliquer sur le bouton Paramètres :

Les racines de comptes définies sur cette fenêtre correspondent à celles paramétrées au niveau du menu Fichier, option Paramétrage suivie de Paramétrage des ORI et du dossier annuel. Les comptes à utiliser sont composés des racines définies et de la longueur des comptes renseignés. Les comptes à utiliser peuvent être modifiés manuellement ou à l'aide du bouton de sélection permettant un accès direct au plan comptable.

Le logiciel réajuste ces comptes dans le champ Compte à utiliser selon la longueur des comptes définis au niveau paramètre de la fiche cabinet ou dossier. Ces comptes peuvent être modifiés à l'aide du bouton de sélection. Si le compte saisi n'est pas présent dans le plan comptable, une fenêtre de création apparaît lors de la génération des écritures.

Dans l'onglet Périodique sont paramétrés par défaut les libellés d'écritures qui peuvent être modifiés au besoin dans les champs Libellés à utiliser. Est également indiqué le paramétrage du Mode de génération des écritures appliqué au Niveau Cabinet. Cette zone est inaccessible puisqu'elle reprend le paramétrage effectué dans le menu Fichier - Paramétrage - Paramétrage des ORI et du dossier annuel. Par défaut, c'est ce paramétrage qui est utilisé pour l'ensemble des dossiers gérés par le cabinet. La zone Niveau dossier permet de spécifier uniquement pour le dossier en cours le paramétrage du Mode de génération des écritures.

Ainsi, les fenêtres Liste des Charges Périodiques et Saisie des Charges Périodiques se mettent à jour en fonction du mode choisi.

Le bouton Rétablir les comptes par défaut permet de réinitialiser le paramétrage des comptes ORI.

Cliquer sur le bouton OK pour enregistrer les éventuelles corrections.

Dans la partie Mode de génération des écritures, il est possible de spécifier au Niveau dossier la façon dont les écritures doivent être générées suivant deux modes :

Mode Centralisées

Principe : À un compte de charge correspond un seul compte de régularisation, et une seule écriture globale par compte de charge.

Dans ce cas, la saisie correspond à une charge constatée d'avance. Si pour ce compte, des factures sur le journal d'achat ont déjà été comptabilisées, le logiciel affiche le libellé ainsi que le montant des écritures :

Lors de l'ouverture, toutes les lignes d'écritures saisies dans la comptabilité dont la date de début et de fin n'est pas reconnue par le programme apparaissent barrées. Il suffit de sélectionner une ligne d'écriture puis de cliquer sur le bouton Modifier (ou de double-cliquer sur l'écriture) et la fenêtre suivante va permettre de saisir les données pour la charge constatée d'avance :

Le compte de charges constatées d'avance est renseigné automatiquement à partir du paramétrage des comptes. Il est possible de modifier ou de compléter le libellé de l'écriture récupérée. La saisie des données s'effectue en semi-automatique, le montant TTC de la charge étant récupéré il ne reste qu'à renseigner la période de début et de fin (format JJ/MM/AAAA) relatives à cette charge. Lorsque la saisie est validée par la touche Tabulation, le programme calcule automatiquement le Prorata et le Montant Constaté d'avance. À partir de cette période, le logiciel va calculer automatiquement le prorata nécessaire pour trouver le montant constaté d'avance. Cliquer sur OK pour valider et mettre à jour les données.

L'écriture ayant fait l'objet d'un traitement et validée apparaît dans la liste non barrée, et par défaut une coche verte en fin de ligne indique que l'écriture va être prise en compte dans la génération comptable. Pour ne pas procéder à la génération d'une écriture, cliquer dessus pour qu'elle apparaisse en surbrillance puis cliquer à nouveau sur le bouton Sélectionner. La coche verte disparaît et les écritures qui n'auront pas été sélectionnées ne feront pas partie de la génération comptable.

Mode détaillées

Principe : À un compte de charges peut correspondre plusieurs comptes de régularisation, et une écriture par ligne de charges constatées d'avance.

En double-cliquant sur la ligne d'écriture, la fenêtre suivante apparaît :

À la différence d'une saisie en mode Centralisées, il faut préciser pour chacune des lignes d'écritures le Compte de Charges constatée d'avance. Le Libellé écriture peut être modifié au besoin. À l'issue du traitement, une coche verte apparaît en fin de ligne d'écriture.

En saisie comptable

Dés lors qu'un compte est listé dans les charges périodiques, en saisie sur ce compte une fenêtre de Saisie d'une charge périodique constatée d'avance apparaît automatiquement.
Il ne reste plus qu'à préciser le libellé de l'écriture et les dates de saisie :

Une fois validée, la charge alimentera directement l'ORI Charges périodiques.

L'ORI Charges Périodiques

Cette fenêtre liste les comptes concernés par des charges périodiques. Les comptes à gérer sont présentés par numéro de Compte et Libellé. La colonne Rv indique si le compte a fait l'objet d'une révision, et la colonne Ecr signale par cet icône si l'écriture est visualisable. Il n'apparaît que lorsque l'écriture a été générée au préalable. Les colonnes Constatée d'avance et A payer indiquent les comptes sur lesquels les écritures sont passées lors de la génération.

La gestion des charges périodiques se fait par comptes de charges qu'il faut renseigner dans cette fenêtre avec le bouton Ajouter. Ce bouton permet d'accéder à la liste des comptes du plan comptable que vous utilisez. À l'inverse, le bouton Supprimer permet de retirer de la gestion des charges périodiques un compte qui figure dans la liste.

Pour procéder à la gestion des écritures de charges sur le compte sélectionné, cliquer sur le bouton Modifier ou double-cliquer sur le compte. Un module de saisie apparaît avec la liste de toutes les écritures enregistrées dans le compte en cours.

Double-cliquer ensuite sur l'écriture (ou cliquer sur le bouton Modifier) pour accéder à la saisie de la Charge Constatée d'Avance, en mode centralisé ou en mode détaillé comme indiqué ci-dessus.

Le bouton Ajouter permet également de procéder à la saisie manuelle des écritures lorsque c'est nécessaire. Cliquer sur le bouton Supprimer pour effacer de la liste les lignes d'écritures à exclure.

Dés lors que les écritures ont été renseignées, une coche verte apparaît par défaut en fin de ligne afin de sélectionner l'écriture pour la génération des extra-comptables. Pour qu'une écriture ne soit pas prise en compte dans la génération, cliquer dessus pour la sélectionner puis cliquer sur le bouton Sélectionner et la coche verte disparaîtra.

Le bouton Récup. lib. écr. permet de remplacer le libellé de la charge périodique constatée d'avance qui lui est rattaché, par le libellé de la ligne d'écriture.

Nota : La récupération du libellé de l'écriture est également possible pour les Produits périodiques constatés d'avance.

La saisie des charges à payer :

La gestion des charges périodiques permet également la saisie des écritures de Charges à payer pour cela, sélectionner l'écriture puis cliquer sur le bouton Charges à payer. Au bas de la fenêtre, un tableau supplémentaire de saisie apparaît :

La saisie des Charges à payer se fait manuellement à l'aide du bouton Ajouter qui ouvre la fenêtre suivante :

La saisie de la Charge à payer se fait comme pour les écritures de charges constatées d'avance, et selon le mode de génération des écritures précisé dans le paramétrage de l'ORI (détaillé ou centralisé). Uniquement en mode Centralisé, le bouton supplémentaire Libellé écr. apparaît dans la fenêtre Charges périodiques pour pouvoir modifier les libellés des écritures.

La fonction Visualiser l'écriture comptable accessible via le clic droit de la souris permet d'obtenir une visualisation des lignes d'écriture récupérées de la saisie comptable uniquement pour la ligne sélectionnée. Si les lignes d'écritures ont été saisies manuellement, cette fonction apparaît grisée et est donc inaccessible.

Génération des écritures

La génération des écritures peut s'effectuer de plusieurs façons, soit une génération pour tous les comptes des charges périodiques soit uniquement pour un compte. Pour une génération par compte, un bouton Ecriture est disponible dans la fenêtre de traitement des écritures pour le compte en cours. Ce bouton est également disponible dans la fenêtre Liste des charges périodiques, permettant ainsi une génération de toutes les charges périodiques traitées.

Pour procéder à la génération des écritures, cliquer sur le bouton Ecritures et sélectionner l'option Créer les écritures.

Cet écran présente une édition provisoire de toutes les lignes d'écritures de charges constatées d'avance et de charges à payer générées dans le journal de révision et sont présentées par comptes.

La génération des écritures peut se faire selon deux manipulations :

• Soit refermer l'édition provisoire grâce au bouton . Un message de confirmation doit être validé pour que la génération des écritures s'effectue :
  
• Soit au niveau de l'édition provisoire en cliquant sur l'icône pour lancer la génération des écritures.

La génération des écritures effectuée, valider le message de confirmation de fin de génération :

L'icône génére le fichier IN par rapport aux écritures OD créées précédemment. Une fenêtre Enregistrer-sous apparaît pour définir le chemin d'enregistrement des écritures, ce qui permet de les envoyer au client et aussi de les regrouper dans un seul et même dossier.

La génération des écritures comptables rend actifs les boutons Visu. Ecr. et Suppr. Ecr. de la fenêtre de saisie.

Rapprochement Compta/Charges périodiques

L'option Rapprochement propose un tableau comparatif entre les écritures enregistrées dans l'ORI et les écritures trouvées au niveau de la balance à la date de Révision :

Cette fenêtre présente un comparatif entre le montant des écritures enregistrées au niveau de la comptabilité et le montant des charges périodiques au niveau de l'ORI pour N, N+1 et N-1. Dans la colonne Ecart, sont indiqués les éventuels écarts enregistrés entre la Compta et les charges périodiques de l'ORI.

Depuis la fenêtre de rapprochement, il est possible d'apposer un commentaire à l'écriture sélectionnée en cliquant sur le bouton Notes. Après la saisie des annotations dans la fenêtre, celles-ci restent visualisables en Révision des comptes (mode Grand Livre ou Balance). Pour plus d'informations, reportez-vous à la documentation détaillée en cliquant sur ce lien.

Deux filtres d'affichages sont proposés, avec les options Comptes de bilan uniquement et Ignorer les à nouveaux, les extournes et les écritures de simulation. L'option Comptes de bilan uniquement ne fait apparaître que les comptes de classe 1 à 5. Cocher la case Ignorer les à nouveaux et les extournes pour que le programme ne tienne pas compte des à nouveaux et des extournes du journal de révision au premier jour de l'exercice dans le calcul de la balance.

Le bouton Détail ORI permet d'obtenir un état synthétique de la fenêtre Rapprochement Compta/ORI au niveau du Grand Livre, et d'en visualiser le détail mois par mois via le bouton Visu. élément ORI.

Lorsque l'option Grand Livre est activée, un tableau supplémentaire apparaît au bas de la fenêtre et permet de consulter le détail des écritures du compte sélectionné directement dans le Grand Livre.

En cliquant sur le bouton Edition, une visualisation de l'édition apparaît. Lorsque la case Ignorer les à nouveaux et les extournes est cochée, une note signale que les à nouveaux et extournes n'ont pas été pris en compte.

Editions

Une fois les écritures générées, procéder aux éditions des charges périodiques qui constituent des feuilles de travail nécessaires à l'établissement du Dossier Annuel.

Vous avez la possibilité d'éditer trois types de documents :

Edition des charges périodiques constatées d'avance

Cette édition liste toutes les Charges Constatées d'Avance enregistrées dans l'assistant.

Edition des charges périodiques à payer

Cette édition liste toutes les charges périodiques à payer enregistrées dans l'assistant.

Contrôle des charges externes

Cette édition est alimentée par l'ORI Charges périodiques, Charges Constatées d'Avance, Charges à Payer, mais également par les ORI Crédit-Bail et Location Financière.

Avant de procéder à l'édition, un message de confirmation apparaît :

Pour effectuer cette édition, le programme tient compte des écritures qui figurent dans la comptabilité. Si les écritures comptables correspondantes aux charges périodiques, aux charges constatées d'avance et aux charges à payer ont été créées, les écritures générées seront extournées lors du report à nouveau. Celles-ci pourront être prises en compte dans l'édition.

Si les écritures n'ont pas été générées au préalable, cliquer sur Non ce qui permet de revenir à la fenêtre de saisie afin de procéder à la création des écritures.
Lorsque la génération est effectuée, cliquer sur Oui pour obtenir l'édition des charges externes :

Cette édition permet d'obtenir une visualisation de l'ensemble des écritures comptables des Charges Périodiques, présentant les montants de Régularisation de début et de fin d'exercice pour les Charges Constatées d'Avance et les Charges à Payer. Les montants de Réglements et de Charges de l'exercice pour chacune des charges gérées sont également indiqués.

Par ces écrans, il est également possible d'imprimer l'édition, de l'exporter en fichier PDF, de l'envoyer par mail, et de l'archiver dans la GED.