Gestion des quantités

Cette fonction permet d'accéder à la saisie des quantités lors de la saisie des écritures comptables. Il faut au préalable activer, dans les paramètres comptables du dossier, la gestion des quantités pour que l'option Grand-Livre des Quantités soit disponible dans le menu Editions - Grand-Livre. De la même façon, au niveau du plan comptable, sélectionner l'option Gestion des quantités pour chaque compte concerné.

Ainsi lors de la saisie comptable, le logiciel demandera automatiquement de renseigner la quantité et le nombre d'unités ou de mesures correspondant à la ligne d'écriture saisie.

Indiquer dans la zone Quantité le nombre désiré. Ce champ est doté d'une fonction calculatrice que vous pouvez activer en faisant la touche de fonction F12. Des calculs peuvent ainsi être effectués tout en restant en saisie, dont le résultat apparaît après avoir fait la touche Entrée.

La zone Unité est libre et propose une liste déroulante des différentes unités paramétrées lorsque le curseur se positionne dans la cellule. Cliquer sur Valider ou sur le signe + pour enregistrer les renseignements fournis.

Si aucune unité n'a été paramétrée au préalable, les quantités saisies sont automatiquement enregistrées avec l'unité par défaut #UNI.

Le paramétrage des unités se fait depuis le module Gestion des unités, disponible par le biais du bouton Outils de la gestion du Plan comptable. Pour plus d'informations sur la mise en place des Unités, référez-vous à l'aide sur la Gestion des unités en cliquant sur ce lien.

L'édition du grand livre des quantités se fait depuis le menu Editions - fonction Edition grand livre des quantités. La fenêtre de paramétrage se présente de la manière suivante :

Par défaut, le logiciel inscrit dans les dates d'édition les dates de début et de fin de l'exercice en cours. Ces dates sont modifiables. De la même façon, l'édition se base par défaut sur tous les comptes de classe 6 et 7. Indiquer au besoin la fourchette de comptes à éditer à l'aide des boutons de sélection ou la Liste des comptes à éditer en les saisissant dans l'encadré prévu à cet effet.

L'édition peut être triée par Compte ou par Unité. Après avoir coché l'option Unité, sélectionner dans la fenêtre qui apparaît les Unités à éditer.

Il est possible d'éditer Uniquement les comptes gérés en quantités en cochant la case prévue à cet effet.

Pour visualiser le grand livre des quantités avant de l'imprimer, cliquer sur le bouton Aperçu.

L'édition est faite compte par compte et apparaissent tout d'abord les lignes d'écritures sans unités, avec le détail des Date, Pièce, Journaux et Libellé. Dans la colonne Montant Unit., est indiqué le montant unitaire calculé (rapport entre la quantité et le montant global saisi). À la suite, sont détaillées les unités saisies avec une ligne de Sous-total pour chaque unités.

Sur cet écran, l'icône permet de Copier dans le presse papier l'édition ou encore de Copier l'image de la page afin d'effectuer une sauvegarde sous divers supports (Word, Excel ...).

En cliquant sur l'icône , il est également possible d'imprimer l'édition tout en sélectionnant l'imprimante, de l'exporter en fichier PDF, de l'envoyer par mail ou encore de gérer l'édition avec le module de GED.