Déclaration de la TVA

Cette fonction a pour objectif la génération automatisée des formulaires de déclaration de TVA. Grâce aux différents modules de gestion proposés vous avez la possibilité de procéder à la Saisie Rapide de la TVA, à la gestion des Comptes tenus en TTC, des Ecritures Intracommunautaires et des Escomptes, ainsi qu'au Transfert des écritures de TVA.

Sommaire

Pour permettre l'envoi des données de TVA à déclarer au portail déclaratif, il est nécessaire d'utiliser la fonction EDI-TVA afin de générer les fichiers au format EDI.

Paramétrage des comptes

Avant de procéder à la saisie, indiquer au préalable les Comptes à utiliser en cliquant sur le bouton Paramètres... Ce paramétrage est propre au dossier :

Cette fonction est livrée avec un paramétrage des Comptes à utiliser proposé par défaut. Ce paramétrage peut être modifié manuellement ou à l'aide des boutons de sélection, permettant un accès direct au plan comptable. Cliquer sur le bouton de sélection du champ Compte à utiliser, afin d'accéder à la liste des comptes créés dans le plan comptable et dont les premiers chiffres du n° de compte correspondent à la Racine par défaut. Dans la liste, sélectionner le compte puis cliquer sur OK pour valider le choix. Pour les Racines des comptes tenus en TTC et Racines Escomptes/Créances irrécouvrables indiquer dans la zone de saisie le compte à utiliser compris dans la racine proposée par défaut.

Le paramétrage des comptes à utiliser peut être réinitialisé grâce au bouton Rétablir les comptes par défaut.

Commune à l'outil de Révision Contrôle de TVA (Révision des Comptes), cette fenêtre de paramétrage est également accessible au niveau du Paramétrage des ORI et du dossier annuel (menu Fichier - Paramétrage). Cliquer sur le cycle de révision I - Etat pour ouvrir l'arborescence, puis double-cliquer sur l'outil Contrôle de TVA. Cet écran permet de modifier les racines de comptes définies par défaut dans la fenêtre de Paramétrage des comptes. Par conséquent, les racines de compte à utiliser se trouvent modifiées au niveau du Paramétrage des comptes pour la fonction Déclaration TVA et le Contrôle de TVA.

Gestion des Comptes tenus en TTC et des Ecritures d'autoliquidation de TVA

Le bouton , disponible depuis l'assistant de Déclaration de TVA, permet de procéder à la génération des écritures de TVA dans la comptabilité pour les Comptes tenus en TTC et les Ecritures intracommunautaires. Cliquer sur ce bouton ouvre un menu déroulant comportant les options de génération ci-dessous :

Comptes tenus en TTC

La fonction Comptes tenus en TTC... est à utiliser pour la comptabilité de trésorerie. Elle permet pour les ventes enregistrées en TTC d'affecter un compte de hors taxe au compte TTC.

Attention : Veiller à bien utiliser un compte TTC pour un compte HT.

Avant toute chose, procéder au paramétrage suivant :

Paramétrer les Racines des comptes tenus en TTC au niveau du paramétrage des comptes (bouton Paramètres de l'assistant de Déclaration de TVA ou menu Fichier - option Paramétrage - suivi de Paramétrage des ORI...) afin de déterminer l'ensemble des comptes à paramétrer avec le HT. Ceux-ci apparaîtront dans la fenêtre Paramétrage des comptes de tiers et des comptes HT.
Ensuite, affecter un Compte HT aux comptes tenus en TTC via la fenêtre de Paramétrage des comptes de tiers et des comptes HT (menu Fichier - option Paramétrage suivie de Paramétrage compte hors taxe...).

Par exemple, avec le compte HT 707200 et le compte 587100 tenu en TTC paramétrés de la façon suivante :

Après avoir cliqué sur le bouton Ecritures pour accéder à la fonction Comptes tenus en TTC..., la fenêtre suivante apparaît :

Dans les zones prévues à cet effet, le programme indique par défaut la période à générer qui peut être modifiée manuellement. Cocher la case Centraliser les écritures pour que toutes les écritures liées aux comptes tenus en TTC à générer soient regroupées en une seule écriture globale au dernier jour du mois demandé. À l'inverse, il est possible de passer une écriture par ligne saisie et à la date de facturation en sélectionnant l'option Comptabiliser au jour de l'écriture. Ces deux options ne peuvent pas être cumulées et si aucune option n'est cochée, les écritures seront passées par défaut au dernier jour du mois demandé.

Une édition provisoire apparaît à l'écran avec le détail des écritures qui vont être générées :

Ci-dessus, l'exemple d'une génération d'écritures avec l'option Centraliser les écritures. Les écritures seront générées dans le journal de révision à la date de révision renseignée au niveau de la fiche dossier.

Il est possible d'imprimer, d'enregistrer au format PDF, d'archiver dans la GED ou d'envoyer par e-mail cette édition. En fermant l'édition provisoire à l'aide du bouton ou en utilisant ce bouton présent sur la fenêtre de prévisualisation, ce message apparaît à l'écran proposant de générer les écritures :

Cliquer sur OUI pour poursuivre la génération. Un message apparaît pour confirmer la fin du traitement :

Autoliquidation de la TVA

La fonction Ecritures de TVA autoliquidation est à utiliser afin de générer automatiquement l'autoliquidation de la TVA, qu'il s'agisse de TVA intracommunautaire ou de sous-traitance. En Saisie comptable, il suffit de saisir uniquement le Compte fournisseur et la contrepartie en compte HT.

Pour cela, le paramétrage doit être effectué de la façon suivante :

- Paramétrer des codes de TVA spécifiques à l'intracommunautaire et/ou à l'autoliquidation selon le même principe qu'une TVA classique (menu Fichier - option Paramétrage suivi de Paramétrage des codes TVA).
- Paramétrer les comptes HT intracommunautaire / autoliquidation en affectant un Code TVA de type autoliquidation/intracommunautaire, en cochant IC et en indiquant le numéro de ligne dans la Déclaration CA3 ou CA12 pour le HT.
Par exemple, avec le compte HT 60790000 paramétré de la façon suivante :

Le compte 6079000 doit être paramétré dans le Plan comptable, de la façon suivante :

Après avoir cliqué sur le bouton Ecritures pour accéder à la fonction Ecritures de TVA autoliquidation, la fenêtre suivante apparaît :

Dans les zones prévues à cet effet, le programme indique par défaut la période à générer. Celle-ci peut être modifiée manuellement. Cocher la case Centraliser par mois afin que toutes les écritures liées aux comptes HT d'autoliquidation à générer soient regroupées en une seule écriture globale pour la période demandée.

Une édition provisoire apparaît à l'écran avec le détail des écritures générées :

Ci-dessus, l'exemple d'une génération d'écritures avec l'option Centraliser par mois. Les écritures liées à la TVA autoliquidation seront générées dans le journal de révision à la date de révision renseignée au niveau de la Fiche dossier.

Cliquer sur Oui pour poursuivre la génération. Un message apparaît pour confirmer la fin du traitement :

Gestion des escomptes

Pour gérer les escomptes saisis sur les factures d'achats et de vente au niveau de la déclaration de TVA, il faut au préalable s'assurer d'avoir correctement paramétré :

Les comptes d'escompte obtenus et accordés dans la zone prévue à cet effet, au niveau du Paramétrage des ORI et du dossier annuel (menu Fichier - Paramétrages) - Cycle I - Etat, ou au niveau des paramètres de l'assistant.
Les codes de TVA liés aux comptes d'escomptes au niveau du paramétrage des codes de TVA (menu Fichier, option Paramétrage suivie de Paramétrage de la TVA).
Les numéros de ligne de cerfas associés aux comptes d'escomptes au niveau du Paramétrage des comptes hors taxe (menu Fichier, option Paramétrage suivie de Paramétrage de la TVA).

Pour plus d'informations sur la gestion des escomptes, veuillez vous référer à la fiche de synthèse dédiée, accessible en cliquant sur ce lien.

Génération du cerfa

Sélectionner dans le menu Déclarations, l'option Déclaration de la TVA. La fenêtre suivante s'affiche :

Cette fenêtre récapitule toutes les déclarations de TVA effectuées pour ce dossier. Par défaut, seules les déclarations de l'année en cours et de N+1 apparaissent, car l'option N et N+1 de la zone Filtre est activée. Pour obtenir les déclarations faites uniquement pour l'année en cours, cocher le bouton N seulement. Pour visualiser les déclarations toutes périodicités confondues cocher Tout.

Une coche verte s'inscrit dans les colonnes E (si la déclaration a été éditée), C (si les écritures de TVA ont été générées dans la comptabilité), T (si la déclaration a été télétransmise), R (si un remboursement de TVA a été demandé). Au bas de la fenêtre, un bouton GED permet de lier des documents aux déclarations générées. Un icône apparaît dans la colonne G. pour indiquer que la déclaration a été archivée dans la GED ou qu'un document est lié à la déclaration.

La saisie directe

Le bouton Saisie directe... permet d'accéder à la fenêtre de saisie rapide de la TVA Collectée et de la TVA Déductible pour une période dont la déclaration n'a pas encore été générée. Lorsque vous cliquez sur ce bouton une fenêtre Date de la saisie rapide apparaît :

Renseigner la date au format MM/AAAA de la déclaration à saisir manuellement.

En cochant l'option Déclaration à néant, la déclaration est automatiquement générée à néant. Dans le tableau, les montants Hors taxe, TVA collectée, TVA déductible, Report crédit, à payer et à reporter sont mis à zéro.

L'option Génération de l'acompte congés payés permet de générer une déclaration de TVA pour acompte période de congés payés. Elle n'est disponible que pour les périodes de juin et juillet.

En cliquant sur OK pour valider, une Liste des erreurs apparaît :

Cette fenêtre récapitule les erreurs rencontrées lors du contrôle effectué sur la saisie de la TVA et peut être imprimée. Pour continuer cliquer sur le bouton Fermer afin d'ouvrir la fenêtre de Saisie directe suivante :

Par défaut les codes TVA utilisés pour les déclarations des exercices précédents sont repris. En fonction du Cerfa à générer, la fenêtre de saisie se met automatiquement à jour. S'il s'agit de la première saisie, aucun code n'apparaît et il faut les ajouter dans le tableau. Taper sur la touche Tabulation afin qu'une ligne de saisie soit créée, puis cliquer à nouveau sur la ligne correspondante pour renseigner la Désignation, le Code TVA, le Taux et le montant Saisie HT. Pour supprimer une ligne, à l'aide du clic droit de la souris sélectionner l'option Supprimer. Un message de confirmation doit être validé afin que la suppression s'effectue. De la même manière, l'option Ajouter permet de rendre disponible une ligne de saisie.

Les montants saisis vont alors automatiquement se mettre à jour dans le tableau Totaux par code TVA pour les colonnes HT et TVA (calculée). Si nécessaire, des montants supplémentaires à déclarer peuvent également être saisis manuellement.

Les éléments renseignés au niveau de ce module de saisie rapide priment sur la saisie comptable. Une fois la saisie terminée, cliquer sur Valider afin que les montants saisis soient pris en compte pour le calcul de la TVA à déclarer, ce qui va générer automatiquement la déclaration.

Bouton Générer

Pour effectuer une génération automatique du cerfa sans intervenir dans la saisie de la TVA, cliquer sur le bouton Générer. Suivant le Régime fiscal de votre dossier, ce bouton propose l'option Générer la déclaration et Générer l'acompte.

Générer la déclaration

Le programme lance alors le traitement de la TVA :

La fenêtre de paramétrage de la génération ci-dessus apparaît, dans laquelle la date de génération est par défaut le mois qui n'a pas été traité. Il est possible de modifier la date de la déclaration à générer. À droite de cette date, apparaît le type de déclaration en cours de génération déterminée en fonction du Régime fiscal renseigné dans la Fiche dossier.

Comme en Saisie directe, en cochant l'option Déclaration à néant la déclaration est automatiquement générée à néant. Dans le tableau, les montants Hors taxe, TVA collectée, TVA déductible, Report crédit, à payer et à reporter sont mis à zéro.

À l'issue de la génération, la déclaration n'apparaît à l'écran. Il est toutefois possible de revenir sur la déclaration afin de procéder à d'éventuelles modifications. Si des montants sont renseignés, la coche Néant est automatiquement retirée de la déclaration.

L'option Contrôler la TVA avant génération permet de visualiser les écritures en erreur, avec une indication de la mention Code de TVA absent.

Il est possible de générer l'acompte des congés payés. Cette option, accessible uniquement pour les mois de juin et juillet, permet de générer une déclaration de TVA pour acompte. La régularisation de l’acompte s'effectue sur le mois suivant, soit le mois de juillet soit le mois d'août.

Cliquer sur le bouton OK pour lancer le traitement.

Plusieurs onglets composent cette fenêtre intermédiaire : un premier onglet intitulé Report ex. préc. puis d'autres onglets dont l'intitulé correspond à une période et dont le nombre varie selon le nombre de déclaration de TVA effectué.

L'onglet Report ex. préc. permet de gérer des régularisations ou corrections éventuelles suite aux précédentes déclarations effectuées.

Cette fenêtre se compose de 2 groupes permettant de gérer d'une part, les Dus clients encaissement TTC et d'autre part, les Corrections HT. Un total est d'abord calculé pour chaque groupe puis est cumulé entre ces 2 groupes.

Pour saisir une correction ou un dû client, il suffit de double-cliquer sur la zone Désignation, puis à l'aide du bouton de recherche, de sélectionner le type de l'opération à effectuer selon la liste proposée :

Puis il suffit de renseigner les zones suivantes. La touche Tabulation peut être utilisée pour passer d'une zone à une autre.

ATTENTION, les zones grisées ne peuvent être saisies. Et les zones sur fond vert correspondent à la détermination de la TVA. Pour ajouter une nouvelle ligne, choisir l'option Ajouter accessible via un clic droit de la souris ce qui rend disponible une ligne de saisie. De la même manière, la fonction suppression de la ligne est accessible en sélectionnant l'option Supprimer.

Chaque période en cours de génération est ensuite organisée sous la forme d'onglets identifiés par périodes :

Le détail composant chaque génération est présenté sous la forme d'une grille de calcul composée de 3 colonnes (TTC - HT - TVA). Les signes mathématiques inscrits sur la seconde colonne expliquent, à titre indicatif, le mode de calcul utilisé pour renseigner les différents montants.

Pour obtenir le détail du chiffre d'affaires pour la déclaration en cours, cliquer sur le bouton de sélection qui accompagne l'intitulé Chiffre d'affaires / débits :

Cette fenêtre fait apparaitre le détail des écritures passées pour chaque compte avec la possibilité de consulter l'écriture saisie par le biais du bouton Visu. ecr.

Avec le bouton de sélection du Chiffres d'affaires/encaissements, il est possible de procéder à la saisie du détail des opérations directement au niveau de la Saisie TVA sur encaissement :

Cette fenêtre permet la reprise des écritures comptables trouvées dans la comptabilité et la saisie de lignes supplémentaires relatives à la gestion de la TVA sur les encaissements de la déclaration du mois demandé.

L'onglet Détail liste les lignes d'écritures comptables et les lignes de TVA sur encaissement pour la répartition des opérations (CA3 et CA12).

Pour plus d'informations sur la saisie de la TVA sur encaissement, vous pouvez vous référer à la documentation explicative de la Saisie TVA sur encaissement.

Les champs Dus client encaissement et Corrections (hors réguls) renvoient aux informations saisies au niveau de l'onglet Report ex. préc.. Dans la zone Fin du mois en cours, des boutons de sélection permettent de saisir des écritures de Dus clients et de Cumul des corrections. La saisie de ces champs n'est possible que lorsque la période est en cours de génération. Auquel cas il faudra supprimer la période générée pour permettre des modifications sur ces champs :

Pour sortir de cette fenêtre intermédiaire, il suffit de cliquer sur le bouton Fermer.

De retour sur la fenêtre de Saisie de la TVA brute, cliquer ensuite sur le bouton Continuer pour poursuivre le traitement. Si l'option Editer l'état de contrôle (uniquement sur une nouvelle génération) a été cochée, et que le programme a relevé un écart, une édition provisoire permettant de visualiser les opérations réalisées et leurs montants apparaît à l'écran. Le détail des écritures pour les opérations réalisées apparaît sur cette édition si la case Détail des écritures a préalablement été cochée.

Il est possible d'imprimer, d'enregistrer au format PDF, d'archiver dans la GED ou d'envoyer par e-mail cet état de contrôle. En cliquant sur le bouton accessible via la fenêtre de prévisualisation, la déclaration de la TVA est générée et apparaît à l'écran :

Pour l'envoi de la déclaration, renseigner l'adresse du service des impôts destinataire. Si le SIE a été sélectionné dans l'onglet Destinataires des Paramètres comptables du dossier, celui-ci est automatiquement repris dans la zone. En revanche, si une adresse a déjà été renseignée sur le Cerfa celle-ci sera tout de même conservée.

Il est possible de l'éditer, de l'enregistrer au format PDF, de l'envoyer par e-mail ou de le compléter. En effet, la touche F2 du clavier permet d'apporter des modifications sur certaines zones de l'état. Ces zones apparaissent sur un fond de couleur verte :

Les zones modifiables apparaissent en jaune lors de la saisie des nouvelles données. Appuyer sur la touche Entrée du clavier pour que les modifications soient prises en compte. La saisie de nouvelles données peut être gérée par une liste de valeurs autorisées. Cette liste est accessible via une fenêtre de sélection qui s'affiche à l'écran en double-cliquant sur la zone en interaction (par exemple, le délai de dépôt de la déclaration).

Il est également possible de visualiser le détail des zones mais uniquement en création de cerfa (il faut pour cela passer en mode Interaction F2). Double-cliquer sur une zone pour accéder à son détail. La fenêtre suivante apparaît :

Pour chaque code TVA, apparaît le cumul compta (A) c'est-à-dire le cumul des écritures comptables ; le montant déjà déclaré (B) ainsi que les ajustements (C) c'est-à-dire les éventuels correctifs + dus clients. Le montant à déclarer apparaît dans la colonne suivante ; ce montant peut être modifié en saisissant un nouveau montant dans la colonne HT saisi.

Cliquer ensuite sur le bouton Valider ou la touche + du clavier pour enregistrer les modifications. Enfin il est possible de visualiser le détail des comptes affectés au code de TVA en cliquant sur le bouton Détails. La fenêtre de visualisation d'écritures apparaît à l'écran :

Cliquer sur le bouton Fermer.

ATTENTION : Le bouton Détail n'est pas activé en consultation d'un état déjà généré.

Générer l'acompte

Dans le bouton Générer, l'option Générer l'acompte est uniquement proposée si les déclarations CA12 et CA12 Agricole sont transmises. Suivant le Régime fiscal du dossier, il est possible de générer l'acompte de la déclaration 3514 ou de la déclaration 3525-Bis.

En sélectionnant cette option, le programme propose une génération de l'acompte par trimestre. Cliquer sur le bouton OK permet d'obtenir une visualisation de la déclaration 3514 ou 3525-Bis à renseigner puis à transmettre. Pour intervenir sur la déclaration et compléter les informations demandées, cliquer sur le bouton Interaction. Les zones à renseigner apparaissent en vert.

À l'issue de la génération, une ligne supplémentaire pour la génération de l'acompte apparaît dans le fenêtre Déclaration TVA et la déclaration peut être reprise soit pour la consulter ou la modifier.

Acompte en dispense de paiement

Dans le cas d'une Génération de l'acompte 3514, (dossier avec un Régime TVA de type ST (RSI - Régime simplifié d'imposition)), la déclaration peut automatiquement être générée en Dispense de paiement.

Pour cela, activer l'option Génération d'un acompte en dispense de paiement. La mention Dispense de paiement est automatiquement portée dans la déclaration au niveau de la zone Cadre réservé à la correspondance :

Le montant calculé selon la ligne 57 du Cerfa C12 n'est alors pas repris dans le Cerfa.

Demande de remboursement de TVA

Dans le cadre de vos demandes de remboursement de TVA, vous avez la possibilité de déclarer ces montants en accédant au Cerfa 3519.

Pour une déclaration 3525-bis, la case Demande de remboursement 3519 doit être cochée dans la fenêtre de Génération de l'acompte :

Le Cerfa 3519 est disponible directement à la suite du Cerfa 3525-bis, afin de pouvoir le renseigner.

Dans le cas d'une déclaration 3310, un bouton est disponible en interaction sur ce Cerfa au niveau de la ligne "26 - Remboursement demandé sur formulaire n°3519 joint...". Lorsque vous cliquez sur ce bouton le Cerfa 3519 apparaît :

Cliquer sur le bouton Interaction pour compléter les informations du Cerfa. Pour que l'envoi en EDI de la déclaration puisse s'effectuer, il faut obligatoirement renseigner les zones "Nationalité de l'entreprise", "A créditer / A imputer" et "Demande suite à" (en cochant les informations correspondant à votre situation). De plus, le montant de remboursement de la TVA doit obligatoirement être supérieur à 0.

En cliquant sur l'icône , la fenêtre de paramétrage de l'impression apparaît :

Pour choisir l'imprimante de destination, cliquer sur le bouton Imprimer afin de sélectionner les options d'impression. Il est possible d'imprimer les documents en PDF ou de les envoyer par e-mail. Pour archiver la déclaration générée, cliquer sur le menu déroulant du bouton GED permettant de choisir le mode d'archivage. L'archivage manuel permet de choisir dans GED Expert le chemin d'enregistrement du fichier. L'archivage automatique permet de conserver le document à l'endroit défini dans le paramétrage.

De retour sur la fenêtre de suivi des déclarations, les informations suivantes sont mises à jour : le mois et l'année de la génération, le montant hors taxe, le montant de TVA déductible et collectée (ainsi que la TVA antérieure).
Une coche verte s'inscrit dans les colonnes E (si la déclaration a été éditée), C (si les écritures de TVA ont été générées dans la comptabilité), T (si la déclaration a été télétransmise) et R (si un remboursement de TVA a été demandé). Dans la colonne G, un icône apparaît pour signaler que la déclaration a été archivée dans la GED.

Consulter ou modifier une déclaration de TVA

Pour consulter ou modifier un cerfa déjà généré, il suffit de double-cliquer sur la ligne de génération s'y rapportant (ou d'utiliser l'option Modifier accessible via le clic droit de la souris).

Attention : Si voulez modifier une déclaration de TVA alors qu'une Demande de remboursement de crédit de TVA (imprimé 3519) est associée à votre déclaration, un message d'avertissement apparaît :

Après avoir double cliqué sur la ligne générée (ou clic droit - option Modifier), une fenêtre d'avertissement apparaît :

Pour accéder aux modifications de la déclaration correspondante, cliquer sur Oui. Cela ouvre la fenêtre de Saisie TVA brute permettant d'accéder au Cerfa afin de procéder aux modifications. Après chaque modification, validée en cliquant sur Continuer, le programme regénère systématiquement la déclaration pour que celle-ci soit remise à jour et pour que les nouvelles modifications soient prises en compte.

À chaque fois que des modifications ont été effectuées au niveau du Cerfa ou de la saisie comptable, il faut impérativement regénérer la déclaration de la période concernée pour que celles-ci soient prises en compte. Pour cela, cliquer sur le bouton Générer puis indiquer la période concernée à regénérer et valider par OK. Une fenêtre intermédiaire signale que la période a déjà été générée :

Pour activer le bouton Regénérer, cocher la case de regénération, ce qui permet de lancer à nouveau la génération de la déclaration.

Le bouton Modifier permet également d'accéder à la fenêtre de Saisie TVA brute afin d'effectuer des modifications directement sur le Cerfa.

Pour supprimer une déclaration générée, se positionner sur la période souhaitée puis faire un clic droit et sélectionner l'option Supprimer. La suppression ne sera effective qu'après validation du message suivant :

Transfert écriture TVA

Pour accéder à cette fonction, cliquer sur le bouton . La fonction Transfert écriture TVA permet de générer les données de la déclaration dans la comptabilité. Avant d'utiliser cette fonctionnalité, s'assurer d'avoir correctement paramétré les comptes de TVA dans lequels pourront être transférées les écritures générées :

soit en conservant le paramétrage défini au niveau du menu Fichier, option Paramétrage suivi de Paramétrage des ORI (Cycle I - Etat) et valable pour l'ensemble des dossiers comptables ;
soit en personnalisant ce paramétrage pour le dossier en cours d'ouverture. Dans ce cas, cliquer sur le bouton Paramètres, accessible via la fenêtre de déclaration de la TVA, pour définir les nouveaux paramètres.

Cliquer sur le bouton Fermer pour enregistrer les paramètres.

Pour transférer les données de TVA dans la comptabilité, cliquer sur le bouton Ecritures afin de sélectionner la fonction Transfert écriture TVA. Une édition provisoire des écritures à générer apparaît à l'écran :

Les écritures seront générées dans le journal de révision à la date de révision renseignée au niveau de la fiche dossier.

Il est possible d'imprimer, d'enregistrer au format PDF, d'archiver dans la GED ou d'envoyer par e-mail ce document. En fermant l'édition provisoire à l'aide du bouton ou en utilisant ce bouton , un message proposant de générer apparaît :

Cliquer sur Oui pour poursuivre la génération. Un autre message apparaît pour confirmer la fin du traitement :

Editions

Avec le bouton il est possible d'imprimer les divers documents suivants : Edition des acquisitions intracommunautaires, Décompte TVA à déclarer, Détail calcul TVA brute, Récapitulation des déclarations, Détail des encaissements et Encaissements sans ventilation.

Edition des acquisitions intracommunautaires

L'édition des acquisitions intracommunautaires permet d'éditer les achats intracommunautaires saisis dans la comptabilité sur une période donnée. Lorsque vous sélectionnez cette édition, une fenêtre d'option d'édition apparaît :

Renseigner les dates des écritures à éditer et préciser si l'édition doit présenter les écritures Centralisées par compte et journal. Dans ce cas, l'édition présente les écritures d'achats intracommunautaires comme suit :

Si cette option n'est pas cochée, l'édition présente le détail des écritures passées pour chacun des comptes et journaux :

Décompte TVA à déclarer

L'édition du Décompte TVA à déclarer permet d'éditer une récapitulation du décompte de TVA collectée ou déductible sur une période donnée. En sélectionnant cette édition, une fenêtre d'option d'édition apparaît :

Renseigner les dates à éditer et le type de TVA. Ensuite cliquer sur le bouton Aperçu pour obtenir une visualisation avant impression :

Détail calcul TVA brute

L'édition du Détail calcul TVA brute à déclarer permet d'éditer les montants de TVA brute saisis dans la comptabilité sur une période donnée. En sélectionnant cette édition, une fenêtre d'option d'édition apparaît :

Renseignez les dates à éditer puis cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir une visualisation avant impression :

Récapitulation des déclarations

L'édition Récapitulation des déclarations permet d'éditer un comparatif entre le chiffre d'affaires et toutes les TVA calculées (collectées ou déductibles) sur l'ensemble de l'exercice en cours. L'édition est triée par code TVA. Cette édition permet de visualiser le détail de chaque période générée en distinguant la TVA Collectée de la TVA Déductible.

Détail des encaissements

Cette édition permet d'obtenir le détail des encaissements enregistrés lors de la saisie comptable.

Indiquer les dates à prendre en compte dans l'édition. L'option Filtre Journal permet de ne tenir compte que des journaux sélectionnés.

Une fois les options d'édition renseignées, cliquer sur le bouton Aperçu pour obtenir une visualisation :

L'option Totalisation fin de mois permet d'obtenir une édition du total des encaissements de la déclaration de TVA.

Encaissements sans ventilation

Cette édition permet d'obtenir le détail des encaissements sans ventilation de la TVA.

Validation des écritures

La génération des déclarations peut avoir fait l'objet d'un blocage au niveau des Paramètres comptables du Cabinet ou du Dossier, dès lors que des écritures non validées sont détectées sur la période concernée.

Ce blocage oblige à valider les écritures avant de procéder à la génération de la déclaration.

Lorsque c'est le cas un message d'avertissement apparaît :

Dans la fenêtre Déclarations et acomptes de TVA, le bouton Validation ecr. permet d'accéder à la fenêtre de Validation des écritures tout en évitant de ressortir de la gestion des déclarations.

Après avoir cliqué sur ce bouton, la fenêtre suivante apparaît :

Il ne reste plus qu'à renseigner les paramètres de validation.

Nota : La date de validation correspond à la date de dernière déclaration.

EDI-TVA

Ce bouton permet de générer un fichier à la norme EDI-TVA.

Déclaration du : Apparaît la période de génération de la déclaration en cours de sélection lors de l'appel de cette fonction.
Numéro de SIRET : Ce numéro, renseigné dans la fiche dossier sur l'onglet Fiscal, est obligatoire. Il est automatiquement récupéré.
Réf. Oblig. Fiscale : Il s'agit de la référence obligatoire fiscale demandée par la DGFiP, devant figurer dans l'envoi des déclarations. Cette référence est automatiquement reprise des Paramètres comptables du dossier - onglet ROF renseignée au préalable pour la Déclaration de TVA.
Code régime : Ce code, renseigné dans la fiche dossier sur l'onglet Fiscal, est obligatoire. Il est automatiquement récupéré.
Certification par l'expert-comptable : Indiquer si l'expert-comptable a certifié les données dématérialisées. Ce champ reprend par défaut la sélection effectuée au niveau de la fiche Cabinet, pour la Télétransmission.
Date de redressement judiciaire : Indiquer, si il y a lieu, la date du redressement judiciaire.
Echéance (pour 3514) : Cette zone est active uniquement dans le cadre de la transmission d'une déclaration CA12, et permet de renseigner la prochaine échéance pour la 3514 - Avis d'acompte Taxe sur la valeur ajoutée.
Essai d'échange : Cette option permet de télétransmettre les fichiers au partenaire EDI pour vérifier la bonne liaison des transmissions. Les fichiers générés seront également expédiés à la DGI pour être contrôlés mais ils ne seront pas validés.
Envoi par e-mail au(x) destinataire(s) : Cette option permet l'ouverture automatique de la messagerie électronique et la création d'un nouveau message avec pour pièce jointe le fichier EDI-TVA généré. Par défaut, le destinataire de ce message correspond à l'adresse mail d'envoi de télédéclaration EDI-TVA, renseignée au niveau de l'onglet Télétransmission des Paramètres au niveau du Cabinet pour les envois au Partenaire EDI.
Envoi par WebService à Jedeclare : Cette option n'est disponible que si le WebService de Jedeclare est utilisé, et remplace l'option Envoi par e-mail au(x) destinataires (s) ci-dessus. Celle-ci permet le dépôt des déclarations directement auprès du portail déclaratif JeDeclare sans passer par votre messagerie. Pour que le dépôt s'effectue, il faut au préalable renseigner dans la fiche Cabinet - onglet Autres (Activation du WebService Jedeclare.com) le Compte utilisateur et le Mot de passe communiqué par JeDeclare.
Envoi par e-mail au client: Cette option sélectionnée par défaut, permet d'envoyer par mail le compte-rendu de la déclaration générées au client à l'adresse indiquée dans la fiche Fiche dossier. Dès lors que l'Envoi par e-mail au client est coché, le document GED lié à la déclaration est automatiquement joint au mail.
Banque : Même si une banque est renseignée par défaut dans la fiche Dossier (menu Fichier - Dossier, dans l'onglet Banque), le programme conserve la dernière banque utilisée pour la génération du règlement EDI-TVA, bien que celle-ci ne soit pas affectée par défaut au dossier.
Au besoin, sélectionner la banque à prélever en cliquant sur le bouton de sélection, puis valider avec le bouton OK. Il est tout à fait possible d'effectuer des prélèvements répartis sur plusieurs comptes en cochant l'option 2^nd compte pour activer la saisie de la Banque et le montant à prélever.
Un contrôle s'effectue sur les montants indiqués. Un message d'avertissement apparaît notamment lorsque le montant à prélever est supérieur à la somme déclarée :

Pour conserver le montant saisi, cliquer sur Oui. Cliquer sur Non permet de retourner sur la fenêtre EDI-TVA afin de modifier le montant saisi.
Echange du ... à ... : Indique la date et l'heure à laquelle le fichier a été généré. Ces informations sont modifiables et seront inscrites dans le fichier envoyé mais elles ne servent pas à l'horodatage fait par le partenaire EDI.
Destinataires : Cette zone permet de sélectionner, à l'aide des boutons , les destinataires OGA et/ou DGI pour l'envoi des déclarations de TVA. Si le Cabinet est de type organisme de gestion, sélectionner un destinataire DGI et un destinataire OGA.
Attention : dans le cas d'envois de demande de remboursement ou de versement d'acompte, seul l'envoi à la DGI est proposé, les destinataires OGA n'acceptant pas ces types d'envois.
Renseigner le partenaire EDI mandaté pour la transmission des fichiers.

Renseigner les coordonnées du partenaire EDI. Il est possible d'ajouter autant de partenaires EDI que nécessaire. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le bouton Ajouter et de compléter la nouvelle fiche. Le bouton Supprimer permet d'effacer un partenaire EDI tandis que le bouton Annuler permet de réinitialiser la dernière zone modifiée. Les flèches de navigation servent à visualiser les fiches des différents partenaires EDI mandatés. Le bouton Sélection permet de définir par défaut le partenaire EDI chargé de la déclaration en cours de réalisation.
Chemin de création du fichier : Renseigner le chemin de création du fichier généré à l'aide du bouton de recherche . La fenêtre suivante s'affiche à l'écran et propose de sélectionner l'endroit d'enregistrement du fichier.

Cliquer sur OK une fois la sélection faite.
Transfert du remboursement de TVA : Cette zone n'est active que lorsqu'une demande de remboursement a été effectuée. Pour cela, le formulaire 3519 - Demande de remboursement de crédits de taxes doit être saisi. Celui-ci est accessible au moment de la visualisation des Déclarations générées, et vous devez renseigner ce formulaire après avoir indiqué le montant à la ligne 26 - Remboursement demandé sur formulaire n° 3519 joint (partie TVA Déductible du cadre B - Décompte de la TVA à payer). En sélectionnant cette option, le cerfa est envoyé avec le montant de la demande de remboursement. Si il s'agit d'une première demande, les coordonnées bancaires du dossier doivent être renseignées en vue de la remise du remboursement. Pour cela, sélectionnez l'option Compte pour la demande de remboursement. Le champ devient alors accessible et il ne reste plus qu'à indiquer le compte bancaire du dossier (saisi dans la fiche Fiche dossier), en cliquant sur le bouton de recherche pour le sélectionner.

Génération EDI-TVA

Après avoir correctement renseigné les différents composants de la procédure EDI-TVA, il suffit d'appuyer sur le bouton Génération pour lancer la création du fichier à télétransmettre. Les zones rouges sont obligatoires et sont contrôlées lors de la génération du fichier EDI-TVA.

Une série de contrôles a été aménagée lors de la génération du fichier. Certains de ces contrôles sont bloquants et l'erreur doit être corrigée pour être en mesure de relancer la génération du fichier (par exemple, un numéro de SIRET incomplet ou incorrect, un partenaire EDI non renseigné dans le cas d'un envoi via un mandataire, etc.).

D'autres contrôles sont également effectués au cours de la génération du fichier EDI-TVA (contrôle de date, d'adresse, etc.) et les éventuelles anomalies sont signalées sur une fenêtre intitulée Erreurs constatées dans le fichier.

Les erreurs et avertissements constatés dans le fichier sont signalés dans la fenêtre ci-dessus. Il est possible d'imprimer la liste des erreurs détectées en vue d'apporter les éventuelles corrections. Celles-ci doivent impérativement être corrigées pour pouvoir continuer la génération.

Cette fenêtre s'affiche même si aucune erreur n'a été décelée. Dans ce cas, un onglet Compte-rendu présente le contenu du fichier généré :

Cet onglet propose un récapitulatif des données générées (Chemin de création du fichier EDI-TVA et surtout le nom du fichier généré, ainsi que sa date et son heure ; l'émetteur et le destinataire du fichier ; la catégorie fiscale + le type et le régime d'imposition ; la date de début et de fin d'exercice ; la liste des états).

Le bouton Edition permet d'imprimer le contenu du Compte rendu. Cliquer ensuite sur le bouton Continuer afin de poursuivre la génération du fichier.

À l'issue de la génération, la fenêtre suivante apparaît :

Le message indique le chemin d'enregistrement du fichier généré.

Le fichier doit être ensuite envoyé par vos soins auprès de votre portail déclaratif.

Dans le cadre d'un envoi par mail au portail et/ou auprès de votre client, le Compte rendu de la génération du fichier EDI-TVA est automatiquement attaché en fichier-joint :

WebService de Jedeclare

En cas d'envoi direct auprès du WebService de JeDeclare, les déclarations sont transmises directement au portail sans passer par la messagerie. Le fichier est alors déposé directement sur le serveur du portail et un contrôle s'effectue au moment de l'envoi pour signaler les erreurs. Si aucune erreur n'est constatée, une fenêtre apparaît pour indiquer que le dépôt s'est bien effectué. Ce message tient lieu d'ADS.

Envoi par e-mail au(x) destinataire(s) / Envoi par e-mail au client

Si l'option Envoi par e-mail au(x) destinataire(s) est sélectionnée et qu'aucune adresse e-mail n'a été renseignée au préalable dans les Paramètres comptables du Cabinet - onglet Télétransmission, un message apparaît :

En cliquant sur Non, le message de confirmation de fin de génération apparaît :

Confirmer l'envoi ouvre un nouvel e-mail avec la déclaration en fichier-joint. Il ne reste plus qu'à saisir l'adresse e-mail du destinataire pour effectuer l'envoi.

À l'inverse en cliquant Oui, il est possible de renseigner l'adresse e-mail directement dans la fiche Paramètres comptables du Cabinet - onglet Télétransmission. Une fois l'adresse saisie et la fenêtre refermée, la messagerie s'ouvre automatiquement pour procéder à l'envoi.

En revanche, si aucune adresse client n'est renseignée dans la Fiche dossier, la case Envoi par e-mail au client n'est pas disponible et est grisée.

À l'issue de l'envoi la fenêtre de génération se referme automatiquement.

Gestion du suivi des envois

La génération terminée, il est possible d'assurer un suivi des envois EDI-TVA grâce au bouton Gestion envoi... et de gérer les retours de comptes rendus des envois effectués au préalable.

Récupération des comptes rendus d'envois

En cliquant sur le bouton Gestion envoi..., deux cas différents peuvent apparaitre selon le type d'envoi :

En cochant la case Envoi par WebService à Jedeclare la fenêtre suivante apparaît :

Par défaut la zone Période de lecture indique une date de début et fin correspondant à 15 jours (prévu par le cahier des charges) qui peut être modifiée, durée représentant les derniers comptes rendus à récupérer.

Sélectionner ensuite le Type de lecture, l'option Non récupérés permettant de récupérer uniquement les comptes rendus de lecture qui n'ont pas encore été repris, l'option Tous réinitialise la récupération de tous les comptes rendus même pour ceux qui ont déjà été repris.

Après avoir cliqué sur le bouton Lecture, deux traitements s'effectuent : la récupération des fichiers sur le serveur de JeDeclare, et l'intégration des comptes rendus au niveau de chaque dossier dans Comptabilité Expert.

Une fois la récupération effectuée, la fenêtre de Gestion des envois EDI-TVA s'ouvre. Cliquer sur ce lien pour consulter directement le paragraphe Gestion des envois EDI-TVA.
Si l'envoi a été effectué via un partenaire EDI ou en direct à l'administration, une fenêtre propose la récupération des comptes rendus non traités :

Cliquer sur le bouton Oui pour lancer la récupération ce qui ouvre la fenêtre suivante :

Sélectionner le disque puis le répertoire dans lesquels les fichiers de compte-rendu ont été enregistrés. Parmi les fichiers trouvés, il est possible de tous les sélectionner en cochant la case prévue à cet effet ou de sélectionner quelques fichiers en les sélectionnant séparément.

Pour mettre à jour la liste des fichiers trouvés, cliquer sur le bouton Rafraîchir liste ou sur la touche F5 du clavier.

Il suffit ensuite d'appuyer sur le bouton Lecture pour récupérer et traiter les comptes rendus sélectionnés. Attention, un contrôle est effectué systématiquement sur les fichiers sélectionnés afin de garantir la fiabilité des données récupérées. La fenêtre suivante apparaît alors :

Le bouton Imprimer permet d'éditer la liste des anomalies rencontrées. Pour poursuivre la récupération, il suffit de cliquer sur le bouton Continuer ce qui ouvre la fenêtre de Gestion des envois EDI-TVA du cabinet.

Gestion des envois EDI-TVA du cabinet

Dès lors que la récupération des comptes rendus est effectuée, la fenêtre suivante apparaît :

Cette fenêtre récapitule tous les dossiers d'un même cabinet sur lesquels un ou des fichiers EDI-TVA a ou ont été généré(s) pour un millésime donné.

Le bouton Aperçu permet d'éditer la liste des fichiers générés selon le filtre d'affichage sélectionné.

Le bouton Supprimer permet d'effacer le fichier généré sélectionné.

Le bouton Visualiser permet d'ouvrir un utilitaire appelé CDWVisionneuse.exe utilisé pour consulter le fichier généré dans son intégralité.

Pour fermer cet utilitaire, il suffit de cliquer sur la petite croix située en haut à droite de cette même fenêtre.

Filtre sur le résultat de la déclaration : Vous avez la possibilité de personnaliser l'affichage des différentes déclarations effectuées.

Tous :	Permet de visualiser tous les fichiers EDI-TVA générés confondus.
Sans compte rendu :	Permet de visualiser uniquement les fichiers EDI-TVA générés pour lesquels aucun compte-rendu n'a été saisi. Lors des envois EDI à un portail, trois retours par mail sont effectués. Le premier nommé l'ADS signale l'arrivée au portail. Le second, l'ACS signale le résultat du test de validité syntaxique du fichier par le portail et l'envoi éventuel aux destinataires (DGI,...). Le dernier, l'ARS, est l'accusé du traitement du fichier par le destinataire final. À la réception de ces 2 derniers mails, il faut enregistrer les pièces jointes dans un répertoire commun à tous les dossiers afin que le programme puisse les traiter.
Acceptée :	Permet de visualiser uniquement les fichiers EDI-TVA générés et acceptés. Au niveau de l'affichage, les fichiers acceptés sont symbolisés par une coche verte :
Acceptée avec anomalie :	Un fichier EDI-TVA peut être accepté partiellement si une anomalie (non bloquante) a été décelée dans ce fichier. Au niveau de l'affichage, les fichiers acceptés partiellement sont symbolisés par un triangle jaune :
Refusée :	Permet de visualiser les fichiers EDI-TVA générés refusés. Au niveau de l'affichage, les fichiers refusés sont symbolisés par une croix rouge :

Filtre Dossier : Possibilité d'effectuer un filtre en saisissant le code dossier de début et de fin pour lequel des fichiers EDI-TVA ont été générés.
Millésime : Possibilité d'afficher les fichiers EDI-TVA générés pour un millésime donné.

Le détail du traitement du fichier généré s'effectue par le bouton Suivi envoi.

Information sur le fichier : le N° origine de la déclaration, ainsi que la date et l'heure de la génération.
Informations complémentaires : est mentionné le type de déclaration, le type d'envoi ainsi que la notion de premier envoi.
Information sur le compte rendu : À la réception des mails concernant l'ACS et éventuellement l'ARS, les pièces jointes sont enregistrées dans un répertoire précis créé au préalable. Cette rubrique permet de consulter ces fichiers de compte-rendu : le premier concerne le compte rendu envoyé par le partenaire EDI et le second, le compte rendu transmis par le destinataire final de la déclaration.
Un code de couleur identique à celui employé au niveau de la gestion des envois est utilisé pour faciliter la lecture des comptes-rendus (jaune pour acceptation partielle - rouge pour déclaration refusée et verte pour déclaration acceptée).

Par la suite, à chaque appel de la fonction Suivi envoi un message apparaît pour informer que des comptes rendus n'ont pas été traités et propose de les récupérer.